Conceito
do Arquivo
O arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos
preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As
entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual
Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No
Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.
Funções do Arquivo
- Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
- Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
- Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa;
- Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
- Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos
que possam ocasionar a sua perda;
- Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
Tipos de Arquivos
Alguns
são dedicados a pessoas, outros a instituições, empresas, cidades ou mesmo
países. Assim, são muito amplas e variadas as maneiras de classificar os tipos
de arquivos. Aqui relacionamos algumas delas. Levando em conta quem os criou,
os arquivos podem ser:
- Públicos: Formado em instituições do governo federal, estadual, ou municipal;
- Institucionais: Pertencem as escolas, igrejas, associações, clubes, organizações não governamentais (ONGS) e organizações sem fins lucrativos;
- Empresariais: Arquivos de firmas, corporações e companhias;
- Familiares ou pessoais: Preservam correspondência, fotos, cartas, certidões de nascimento, diários, livros e muitos outros documentos afins.
De acordo com a sua evolução ou com o seu tempo de vida,
eles costumam receber a seguinte classificação:
- Arquivo corrente: Guarda a documentação mais atual, consultada com mais frequência;
- Arquivo intermediário: Preserva os documentos que vieram do arquivo corrente e, com o tempo, foram deixados de ser usados com frequência;
- Arquivo morto: Abriga documentos que perderam o valor administrativo e o seu uso passou a ser apenas esporádico;
- Especiais: Além de documentos de papel, guardam também fitas, discos, disquetes, fotografias e etc...
- Especializados: Preservam documentos e também objetos referentes a um assunto específico, como medicina, botânica, engenharia, saúde, etc...
Importância dos Arquivos para as
Empresas
Hoje
em dia as empresas costumam armazenar seus arquivos em seus almoxarifados, onde
o mau armazenamento pode ocorrer problemas serio com a documentação. Locais com
umidade e sem ventilação fazem com que o papel passe por processos de desintegração
e ficam mais vulneráveis a fungos e a bactérias que são chamados de “Mofo”.
Por
isso é muito importante que as empresas tomem bastantes cuidados com seus
documentos, pois ele serve de dados para vida inteira, arquivos admissionais,
FGTS e folhas de pagamentos de anos anteriores são os que mais interessa guardá-los,
pois a fiscalização pode aplicar multas altíssimas a empresa fazendo que gere
um certo prejuízo não necessário a corporação.
Já aquelas
que não têm paciência para cuidar de seus documentos antigos tem a media de
eliminação de 35 anos posteriores a data de criação quando se trata de arquivos
de extrema importância, o certo seria a empresa selecionar uma sala com
ambiente arejado e ótimas condições para que arquive os papeis com muito
cuidado sem tirar a ordem para que não venha ocorrer um desordenamento de pasta
que do mesmo causará problemas posteriores.
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