Introdução de administração de matérias
A gerência de
materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no
aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção, quando é adequadamente
entendida e executada. É um conceito que deve estar contido na filosofia da
empresa e em sua organização.
Os materiais em
geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados, mostrando que
são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa
e, em alguns casos, podem chegar a 85%. O investimento em estoque de materiais
é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa.
Administrar
materiais é fazer um exercício de provedor, analista, pesquisador e programador.
É, acima de tudo, colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela
participam.
Definições de administração de matérias
A administração de
materiais visa abastecer, de modo contínuo, a empresa com material que seja
necessário para as suas atividades. São 5 requisitos básicos para o
abastecimento:
a)
qualidade do material;
b)
quantidade necessária;
c)
prazo de entrega
d)
preço;
e)
condições de pagamento.
a)
Qualidade do Material
O
material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e
fora da empresa (mercado).
b)
Quantidade
Deverá
ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque,
evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o
excesso em estoque.
c)
Prazo de Entrega
Deverá
ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e
evitar falta do material.
d)
Menor Preço
O
preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência
no mercado, proporcionando à empresa um lucro maior.
e)
Condições de pagamento
Deverão
ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na
transformação ou venda do produto.
Funções do Setor de Material
Quem trabalha no setor de material deve fazer a
manutenção, o planejamento e o controle do estoque e do almoxarifado. O
objetivo da manutenção é garantir o ritmo da produção e a continuidade do
funcionamento da organização. O estoque gera riqueza, já que é composto pelas mercadorias
que serão disponibilizadas para o consumidor.
Para conseguir equilibrar os interesses dos vários
setores da empresa envolvidos com o estoque, o profissional dessa área deve
levar em consideração os seguintes itens:
• O estoque é feito para ajudar a empresa a
produzir, vender ou prestar serviços.
• Ele não tem uma valoração em si, desligada desses
aspectos.
• Produtos e mercadorias não devem ficar estocados
por períodos muito longos.
• Quanto maior for o estoque, maiores os custos
para mantê-lo. Por outro lado, a falta de produtos em estoque pode prejudicar a
atividade da empresa ou da organização.
Tarefas realizadas pelos setores de material
Quem lida com estoque e também com almoxarifado
deve cumprir a seguintes rotinas.
. Um setor da empresa solicita mercadorias para
serem revendida ou material de consumo interno. O profissional encarregado
providencia a sua entrega.
. Caso não haja o que foi pedido, ele pede sua
compra em quantidade até um pouco maior do que foi solicitada, para evitar, no
futuro, que uma solicitação ou venda não seja efetuada por falta de material
estocado.
.Ao receber qualquer material para ser estocado ou
guardo no almoxarifado ele verifica a nota fiscal, examina as mercadorias para
ver se estiver em perfeitas condições e dentro do prazo de validades. Se tudo
estiver certo ele carimba a nota fiscal e encaminha o boleto bancário ao
departamento financeiro, para o pagamento ser realizado.
. A cada vez que um material chega ele deve
preencher uma ficha com as seguintes informações: tipo de material ou mercadoria, data de recebimento, qual departamento
da empresa solicitou esse material, quantas unidades entraram e quantas saíram, quantas restaram no depósito
depois de se atender ao pedido, em que prateleira, estante e corredor o
material ficou armazenado, etc.
Os
trabalhos poderão ser encontrados na integra nos sites:
SENAC. DN. Práticas administrativas em escritório/
Ateneia Feijó, Elias Fajardo, Claudio Ulysses Ferreira Coelho. 10. reimpr. Rio
de Janeiro: SENAC Nacional, 2012.152p. Inclui Bibliografia.
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